# Übergabeprotokoll Wohnung: Checkliste für Vermieter und Käufer

> Was ins Übergabeprotokoll gehört, wenn Sie eine Wohnung an Mieter übergeben, von Mietern zurücknehmen oder als Käufer übernehmen. Mit Checkliste und Fristen.

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Last updated: 2026-10-26

Ein Übergabeprotokoll hält fest, in welchem Zustand eine Wohnung an einem bestimmten Tag übergeben wurde, welche Zählerstände galten und welche Schlüssel den Besitzer gewechselt haben. Streiten Vermieter und Mieter oder Käufer und Verkäufer später darüber, ob ein Schaden schon vorhanden war, ist das von beiden Seiten unterschriebene Protokoll das naheliegende Beweismittel. Als Eigentümer stehen Sie in drei typischen Situationen an der Wohnungstür, und in jeder sichert das Protokoll etwas anderes.

## Rückgabe durch den Mieter: Sie haben sechs Monate

Bei der Rückgabe läuft für Vermieter eine kurze Frist. Ersatzansprüche wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Mietsache verjähren nach § 548 Abs. 1 BGB in sechs Monaten, und die Frist beginnt mit dem Tag, an dem Sie die Wohnung zurückerhalten. Das Protokoll vom Rückgabetag ist deshalb die Grundlage für alles, was Sie danach fordern wollen.

Beschreiben Sie Schäden so genau, dass ein Dritter sie ohne Fotos wiederfinden würde: Raum, Stelle, Größe, Art. „Kratzer im Parkett“ hilft wenig, „Kratzer im Parkett vor dem Fenster im Wohnzimmer, ca. 40 cm“ hilft. Halten Sie zugleich auseinander, was normale Abnutzung ist. Nach § 538 BGB hat der Mieter Veränderungen, die durch vertragsgemäßen Gebrauch entstehen, nicht zu vertreten. Das Protokoll sollte deshalb neue Schäden benennen und sich auf den Zustand beim Einzug beziehen, wenn es dafür ein Einzugsprotokoll gibt.

Zwei Pflichten hängen direkt am Rückgabetag. Bei einem Nutzerwechsel innerhalb des Abrechnungszeitraums muss der Gebäudeeigentümer nach § 9b HeizkostenV eine Zwischenablesung der Heizkosten- und Warmwasserzähler vornehmen. Strom- und Gaszähler meldet der ausziehende Mieter seinem Lieferanten und dem Netzbetreiber; die Verbraucherzentrale rät, dabei auch die Zählernummer zu notieren. Tragen Sie beide Werte mit Zählernummer ins Protokoll ein, dann stimmen die Abrechnungen von Mieter, Lieferant und Ihnen später überein.

## Übergabe an den neuen Mieter: bekannte Mängel aufschreiben

Beim Einzug geht es um das Gegenstück. Nach § 535 Abs. 1 BGB müssen Sie die Wohnung in einem zum vertragsgemäßen Gebrauch geeigneten Zustand überlassen. Was Sie dem Mieter an bekannten Mängeln zeigen, gehört ins Protokoll. Das schützt Sie. Nimmt der Mieter eine mangelhafte Wohnung an, obwohl er den Mangel kennt, kann er Minderung und Schadensersatz aus §§ 536 und 536a BGB nach § 536b BGB nur geltend machen, wenn er sich diese Rechte bei der Annahme vorbehält.

Das Einzugsprotokoll ist außerdem die Vergleichsbasis für die spätere Rückgabe. Ohne dieses Dokument fällt es schwer, einen Schaden beim Auszug als neu zu belegen. Wenn Sie eine Kaution vereinbart haben, beachten Sie die Obergrenze aus § 551 BGB von drei Monatsmieten ohne Betriebskosten und notieren Sie, welche Schlüssel Sie aushändigen.

## Übernahme als Käufer: Ab der Übergabe tragen Sie die Kosten

Bei einem Wohnungskauf ist der Besitzübergang nach Darstellung der Bundesnotarkammer in der Regel an die vorherige Zahlung des Kaufpreises geknüpft. Mit der Übergabe gehen nach § 446 BGB die Nutzungen und Lasten auf Sie über, ebenso die Gefahr, dass die Wohnung zufällig beschädigt wird. Zu den Lasten zählt die Bundesnotarkammer insbesondere Grundsteuer, Erschließungskosten und Sachversicherungsprämien. Das [Hausgeld](https://www.investbud.de/lexikon/hausgeld) an die Eigentümergemeinschaft zahlt der Käufer regelmäßig ab dem Besitzübergang.

Das Protokoll klärt, was Sie am Übergabetag tatsächlich bekommen. Bei gebrauchten Immobilien wird die Haftung des Verkäufers für Sachmängel häufig ausgeschlossen. Auf diesen Ausschluss kann er sich nach § 444 BGB nicht berufen, soweit er einen Mangel arglistig verschwiegen oder eine Garantie übernommen hat. Mängel, die Sie bei Vertragsschluss kannten, schließen Ihre Rechte nach § 442 BGB dagegen aus. Halten Sie deshalb fest, was vom Zustand bei Besichtigung und Beurkundung abweicht, ob mitverkaufte Ausstattung wie die Einbauküche vorhanden ist und ob der Verkäufer vereinbarte Arbeiten erledigt hat.

Lassen Sie sich die Unterlagen gleich mit übergeben. Den Energieausweis muss der Verkäufer oder Makler nach [§ 80 Abs. 4 GModG](https://www.gesetze-im-internet.de/geg/__80.html) (Gebäudemodernisierungsgesetz, früher GEG) unverzüglich nach Abschluss des Kaufvertrags aushändigen, falls das nicht schon geschehen ist.

## Vermietete Wohnung gekauft: Unterlagen statt Schlüssel

Bei einer vermieteten Wohnung bleibt der Mieter wohnen, und übergeben werden vor allem Unterlagen. Der Mietvertrag bleibt bestehen; nach § 566 BGB treten Sie als Erwerber in die Rechte und Pflichten des Vermieters ein. Nach § 566a BGB gilt das auch für die Mietkaution. Das Protokoll mit dem Verkäufer hält deshalb fest, welche Verträge, Nachweise und Kautionsbeträge Sie erhalten haben.

Informieren Sie den Mieter gemeinsam mit dem Verkäufer über den Eigentümerwechsel. Zahlt der Mieter weiter an den bisherigen Vermieter, müssen Sie das nach § 566c BGB für die Miete bis einschließlich des Monats gegen sich gelten lassen, in dem er vom Eigentumsübergang erfährt; erfährt er es nach dem 15., gilt das auch für den Folgemonat.

Lassen Sie sich auch die bisherigen Mieterhöhungen mit Datum geben. Nach § 558 BGB muss die Miete seit 15 Monaten unverändert sein, bevor Sie eine Erhöhung auf die ortsübliche Vergleichsmiete verlangen können, und die Kappungsgrenze rechnet über drei Jahre. Den Spielraum zeigt der [Mieterhöhungsrechner](https://www.investbud.de/rechner/mieterhoehung).

## Checkliste für das Übergabeprotokoll

| Punkt | Was Sie festhalten |
| --- | --- |
| Grunddaten | Datum, Uhrzeit, Adresse, Lage der Wohnung, Namen aller Anwesenden |
| Zähler | Stand und Zählernummer für Strom, Gas, Kalt- und Warmwasser, Heizkostenverteiler |
| Schlüssel | Anzahl je Art: Wohnung, Haustür, Briefkasten, Keller, Garage, Transponder |
| Zustand je Raum | Wände, Decken, Böden, Fenster, Türen, Sanitär, Heizkörper |
| Mängel | Ort, Größe und Art jedes Schadens, mit Verweis auf das Foto |
| Vorbehalte | Mängel, für die sich eine Seite ihre Rechte ausdrücklich vorbehält |
| Ausstattung | Mitvermietete oder mitverkaufte Einbauten, zum Beispiel Küche und Einbauschränke |
| Vereinbarte Arbeiten | Was erledigt ist und was noch offen ist, mit Frist |
| Unterlagen | Energieausweis; bei vermieteten Wohnungen Mietvertrag, Nachträge, Kautionsnachweis, letzte Betriebskostenabrechnung |
| Fotos | Anzahl und Datum, Ablage an einem Ort, auf den beide Seiten Zugriff haben |
| Unterschriften | Beide Seiten unterschreiben, jede erhält ein Exemplar |

## Häufige Fragen

### Was tun, wenn die andere Seite nicht unterschreibt?

Erstellen Sie das Protokoll trotzdem, mit Datum, Fotos und einem Zeugen, der die Wohnung mit Ihnen begeht und unterschreibt. Die Verbraucherzentrale empfiehlt Mietern dieses Vorgehen für den Fall, dass der Vermieter kein Protokoll machen will; für Vermieter funktioniert es genauso.

### Muss ich beim Mieterwechsel die Heizung ablesen lassen?

Ja. § 9b HeizkostenV verpflichtet den Gebäudeeigentümer bei einem Nutzerwechsel innerhalb des Abrechnungszeitraums zu einer Zwischenablesung. Ist sie nicht möglich oder technisch zu ungenau, werden die Kosten nach Gradtagszahlen oder zeitanteilig aufgeteilt.

### Wer trägt einen Schaden, der zwischen Notartermin und Übergabe entsteht?

Nach § 446 BGB geht die Gefahr der zufälligen Verschlechterung erst mit der Übergabe auf den Käufer über. Bis dahin trägt sie grundsätzlich der Verkäufer. Was Ihr Kaufvertrag im Einzelnen regelt, steht im Vertragstext; ein solcher Schaden gehört in jedem Fall ins Protokoll.

Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung.

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